Le Dogane con la Circolare n 11/2025 promuovono l'uso estensivo della PEC come mezzo di comunicazione ordinario per colloquiare con ADM su accise e settori collegati.
La Circolare evidenzia che in tema di rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati, il vigente quadro normativo incentiva l’uso delle comunicazioni telematiche e l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC), ora anche domicilio digitale, quale essenziale forma di digitalizzazione che favorisce celerità e semplificazione delle attività nonché riduzione degli oneri per gli esercenti, pur sempre preservando la sicurezza dell’integrità e della provenienza delle comunicazioni.
Si invitano pertanto: le associazioni di categoria degli esercenti, che operano nei diversi settori dei prodotti disciplinati dal D.Lgs. n. 504/95 (TUA) e dalle leggi riguardanti il profilo concessorio e autorizzatorio relativo al settore dei tabacchi e dei prodotti a essi assimilati e succedanei, a sensibilizzare gli stessi verso un generalizzato utilizzo del proprio indirizzo di PEC nel comunicare con ADM.
Analoghe indicazioni valgono anche laddove gli operatori di settore agiscano personalmente.
ADM invita all’uso della PEC per le istanze su accise e carburanti
Pe una maggiore estensione dell’ambito di applicazione della PEC vale richiamare l’art. 38 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, recante “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, ai sensi del quale tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione possono essere inviate anche per via telematica (commi 1 e 3) e sono valide purché trasmesse secondo una delle modalità previste dall’art. 65, comma 1,del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell’amministrazione digitale” (di seguito anche “CAD”), tra le quali l’invio mediante PEC.
Le istanze e le dichiarazioni prodotte secondo le variegate casistiche di cui al richiamato art. 65 sono equivalenti a quelle sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del funzionario responsabile del procedimento.
A conferma della volontà di incrementare l’uso della PEC, di cui sussiste oltretutto obbligo di iscrizione nel registro delle imprese, va considerato poi quanto previsto dall’art. 5-bis del D.Lgs. n. 82/2005 ai sensi del quale la presentazione di istanze e dichiarazioni tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente mediante le tecnologie della comunicazione nonché dal D.P.C.M. 22 luglio 2011 di attuazione secondo cui, laddove non sia prevista una diversa modalità, le comunicazioni telematiche potranno avvenire mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata (art. 3, comma 2)
Sul piano della disciplina dei prodotti sottoposti ad accisa, il D.Lgs. n. 504/95, all’art. 19-bis, rubricato “Utilizzo della posta elettronica certificata”, prescrive (comma 2) ai soggetti tenuti al pagamento dell’imposta ed a quelli che intendono iniziare un’attività subordinata al rilascio di una licenza o di un’autorizzazione comunque denominata, previste dal medesimo Testo unico, di comunicare, preventivamente, all’Agenzia delle dogane e dei monopoli il proprio indirizzo di PEC.
Il medesimo articolo 19-bis dispone che l’invio di tutti gli atti e le comunicazioni previste dalle disposizioni che disciplinano i tributi del D.Lgs. n. 504/95, ivi compresi gli avvisi di pagamento di cui all’articolo 15, comma 1, effettuato da parte di ADM tramite la posta elettronica certificata, ha valore di notificazione (comma 1).
Su queste basi giuridiche, si invitano gli operatori ad avvalersi in via prioritaria della facoltà ad essi riconosciuta di presentare denunce, istanze ed ogni altra comunicazione prevista dal D.Lgs. n. 504/95, con i relativi allegati, mediante trasmissione via PEC nelle forme rituali soprarichiamate (vedi art. 65 del CAD), senza necessità di doversi recare direttamente presso le Strutture dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli per produrre documenti cartacei e sottoscrivere gli atti d’interesse.
Da ultimo anche la previsione ex art. 25, comma 9, del TUA, come modificato dall’art. 5, comma 1, lettera c), punto 5), del D.L. 26 ottobre 2019, n.124, convertito, con modificazioni, dalla legge 19 dicembre 2019, n.157, nel quale è sancito che il trasferimento di prodotti energetici assoggettati ad accisa tra depositi commerciali deve essere preventivamente comunicato dallo speditore e
confermato all’arrivo dal destinatario entro lo stesso giorno di ricezione, unicamente attraverso modalità telematiche agli Uffici delle dogane competenti sui depositi interessati alla movimentazione.
Regole di ADM per le PEC per le istanze in bollo
Nel caso di istanze trasmesse per via telematica dall’operatore, e di conseguenti atti e provvedimenti rilasciati da parte di organi dell’Agenzia, parimenti per via telematica, soggetti ad imposta di bollo quantificata ai sensi degli artt. 3, comma 1-bis, e 4, comma 1-quater, della Tariffa, parte prima, annessa al d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, l’istante può assolvere il tributo mediante
pagamento ad un intermediario convenzionato con l’Agenzia delle entrate il quale rilascia con modalità telematiche l’apposito contrassegno.
Il soggetto interessato comprova l’eseguito versamento applicando la marca da bollo sull’istanza, qualora redatta in formato cartaceo, scansionata e inviata a mezzo PEC, o riportando nell’istanza firmata digitalmente il codice numerico identificativo composto da 14 cifre impresso nel contrassegno telematico, rilasciato dall’intermediario che svolge il servizio di riscossione, unitamente a data ed ora di emissione, allo scopo di riscontro.
Nella seconda ipotesi l’istante trasmette mediante PEC all’Ufficio competente, oltre alla richiesta, anche una apposita dichiarazione sostitutiva ex art. 47 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, il cui format risulta in allegato 1 alla presente Circolare (contrassegnando quindi l’apposita casella “istanza” e specificando il contenuto della richiesta, es.: rilascio licenza minuta vendita, rilascio licenza di esercizio impianto di distribuzione carburanti, ecc.) recante gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta di bollo.
Lo stesso soggetto, in tutti i casi, procede ad annullare il contrassegno utilizzato – tramite apposizione, parte sul contrassegno e parte sul foglio della istanza/dichiarazione, della firma leggibile del richiedente – e a completare, nella stessa dichiarazione, i campi appositamente indicati per il giorno e l’ora in cui il contrassegno è stato emesso.
Si evidenzia che il contrassegno dovrà necessariamente avere data contestuale o antecedente a quella di presentazione dell’istanza.
Qualora, a seguito dell’istruttoria, sia intendimento dell’Ufficio accogliere l’istanza, il predetto Ufficio invia una comunicazione al soggetto istante beneficiario per invitarlo al pagamento dell’imposta di bollo da applicare, il cui assolvimento verrà dimostrato mediante l’utilizzo dello stesso prospetto allegato 1, nel quale, nel caso di specie, dovrà essere barrata la apposita casella”
provvedimento”, specificando la tipologia dello stesso (es … licenza di minuta vendita, autorizzazione, ecc.), e dovrà essere annullato il contrassegno con le stesse identiche modalità precedentemente descritte.
L’Ufficio riporta le informazioni così acquisite nel provvedimento finale parimenti notificato tramite posta elettronica certificata ex art. 19-bis del D.Lgs. n. 504/95.
Qualsiasi dichiarazione sostitutiva attestante l’assolvimento della imposta di bollo deve essere conservata per tre anni, ovvero per l’intero termine di decadenza previsto per l’accertamento di eventuali violazioni da parte dell’Amministrazione finanziaria ex articolo 37 del d.P.R. 642/1972, e, in ogni caso, per il periodo corrispondente alla validità del titolo rilasciato, ove superiore ai citati termini.
Appare opportuno segnalare la necessità di utilizzare, ove previste, le procedure informatiche di cui l’Amministrazione dispone e di trasmettere le istanze e assolvere il tributo come indicato nei paragrafi precedenti. Ciò anche in attesa dell’implementazione di nuovi servizi telematici che consentano la presentazione telematica delle istanze nei casi attualmente non previsti e consentano il pagamento del bollo nell’interfaccia dedicata.
Si ricorda che per la presentazione e la gestione delle istanze telematiche da parte dei soggetti depositanti che intendono stoccare propri prodotti energetici sottoposti ad accisa presso deposito.
Si rimanda alla consultazione della Circolare n 11/2025 per tutti gli altri dettagli.